Tilgængelighed og bevaring af arkiver
Det er kendetegnende for vore aktiviteter, produkter og produktsammensætning.
Fordele ved digitalisering
Forskellen mellem et traditionelt fysisk arkiv og et digitalt arkiv er det samme som forskellen mellem en skrivemaskine og en computer.
I den ”gamle” løsning er alle dokumenter inaktive. De kan læses, men de kræver, at du fysisk opholder dig, hvor de er – og du kan intet aktivt gøre ved dem. Med elektroniske dokumenter har du i princippet adgang til hele verden fra din egen pc, du kan søge dokumenter ud fra valgte navne, kategorier eller fritekst, og du kan distribuere dem via mail world-wide, som du har lyst.
Med digitalisering opnår I følgende fordele:
- World-Wide adgang til arkivet fra personlig pc
- Lynhurtig dokumentsøgning – enten via sagsnumre, kategorier eller fritekst
- Øget konkurrenceevne/bedre borgerservice med digitalt arkiv som værktøj som følge af hurtigere sagsbehandling
- Store besparelser ved elektronisk distribution af dokumenter
- Frigørelse af fysiske arkivrum og måske personale til indtægtsgivende eller nye serviceydelser
- Med en backup uden for virksomheden er risikoen for at miste data ved brand, oversvømmelse, hærværk etc. elimineret
